Privacy policy – Accountancy Vergauwen BV

Accountancy Vergauwen BV
BE1022.856.981
Watermolendreef 68, 9100 Sint-Niklaas
E-mail: silvano@accountancyvergauwen.be
Website: www.accountancyvergauwen.be

Deze privacy policy gaat uit van Accountancy Vergauwen BV in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op:

Categorie 1: de verwerking van persoonsgegevens naar aanleiding van het surfen op de website www.accountancyvergauwen.be en het invullen van het contactformulier op de website;

Categorie 2: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) klanten;

Categorie 3: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke partners.

Accountancy Vergauwen zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met grote zorg behandelen en passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

Accountancy Vergauwen verwerkt uw gegevens met respect voor de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

Accountancy Vergauwen wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:

welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;
waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond;
hoe ze worden beschermd;
met wie ze worden gedeeld;
of uw persoonsgegevens buiten de EER worden doorgestuurd; en
hoe lang ze worden bewaard.

Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen. Deze transparantie zorgt ervoor dat u geïnformeerde beslissingen kunt nemen bij het overmaken van uw persoonsgegevens.

Accountancy Vergauwen kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. De laatste versie wordt gepubliceerd op www.accountancyvergauwen.be. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen, zal Accountancy Vergauwen u contacteren en uw toestemming afwachten.

Deze privacy policy werd voor het laatst op 1 september 2025 geüpdatet.

Welke persoonsgegevens verzamelt Accountancy Vergauwen?

Accountancy Vergauwen beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.

Accountancy Vergauwen verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Categorie 1: gewone bezoekers van de website

Bij het surfen op onze website kan het zijn dat wij gedragsdata vangen zoals uw surfgedrag en IP-adres, doorgaans via cookies;
Wanneer u ons contacteert via het contactformulier, vragen wij naast uw vraag ook uw naam, gsm-nummer en e-mailadres op.

Categorie 2: (contactpersonen van) klanten

Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, telefoonnummer en e-mailadres, functie;
Bankgegevens zoals rekeningnummer;
Gedragsgegevens zoals functioneren van het team (indien relevant voor de samenwerking).

Categorie 3: (contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke betrokkenen

Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, telefoonnummer en e-mailadres, functie;
Bankgegevens zoals rekeningnummer.

In dit kader verwijst Accountancy Vergauwen eveneens naar haar Cookie Policy, te raadplegen op www.accountancyvergauwen.be.

U kunt Accountancy Vergauwen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld hebben overgemaakt door op de website te surfen, door ons te e-mailen enz. Er zijn dus persoonsgegevens die door u rechtstreeks worden bezorgd, maar er kunnen ook persoonsgegevens automatisch worden verzameld zoals over uw browser, uw interactie met de website, uw IP-adres enz.

Vergeet Accountancy Vergauwen niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie relevant is. Accountancy Vergauwen streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden.

Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat Accountancy Vergauwen de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren.

Waarvoor gebruikt Accountancy Vergauwen uw persoonsgegevens?

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de cliëntenovereenkomst

Relevante categorieën: 1 en 2

Accountancy Vergauwen gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om u haar diensten te kunnen aanbieden en in het algemeen voor een degelijk cliëntenbeheer. Zo kan Accountancy Vergauwen gepast met u communiceren. Dit in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen u en Accountancy Vergauwen te kunnen uitvoeren.
Bijvoorbeeld: wanneer u ons e-mailt, kunnen wij u terugmailen en u gepast aanspreken.

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de leveranciersovereenkomst

Relevante categorieën: 1 en 3

Accountancy Vergauwen gebruikt uw persoonsgegevens om met u te communiceren omtrent de diensten of producten die u aanbiedt en in het algemeen voor degelijk leveranciersbeheer. Dit in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen uw onderneming en Accountancy Vergauwen te kunnen uitvoeren.

Optimalisatie van de diensten, beveiliging en statistieken

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Wij hebben het recht om onze tools en diensten afdoende te beveiligen en optimaliseren, in het bijzonder op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Voor de meer dan noodzakelijke cookies zal Accountancy Vergauwen steeds uw toestemming afwachten. Zie de Cookie Policy.
Bijvoorbeeld: wij kunnen uw surfgedrag op onze website bijhouden teneinde de website-ervaring te optimaliseren.

Marketing door Accountancy Vergauwen

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Wanneer u klant bent, kan uw e-mailadres, voornaam en naam ook gebruikt worden om gelijk(soortige) diensten of nuttige updates te promoten, op basis van ons gerechtvaardigd belang. U kunt ons steeds vragen om dergelijke informatie niet langer te ontvangen (recht van bezwaar op direct marketing).

Wanneer u zich apart inschrijft op een nieuwsbrief of promo zonder klant te zijn, vragen wij uw toestemming voor de verwerking van uw e-mailadres. In dat geval kunt u op elk moment vragen dergelijke nieuwsbrieven niet langer te ontvangen (intrekking van toestemming).

Wettelijke verplichtingen en vrijwaring van rechten

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

We gebruiken uw gegevens om te voldoen aan wettelijke bepalingen die op ons van toepassing zijn. Bovendien verwerken wij uw persoonsgegevens om onze rechten te vrijwaren.
Bijvoorbeeld: in geval van een geschil gebruiken wij uw persoonsgegevens voor de noodzakelijke correspondentie.

Wanneer Accountancy Vergauwen uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond of voor een ander doel zou verwerken, ontvangt u voorafgaandelijk alle relevante informatie en vragen wij uw toestemming indien nodig.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profiling plaats waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate kunnen treffen.

Welke beschermingsmaatregelen heeft Accountancy Vergauwen doorgevoerd?

Accountancy Vergauwen heeft administratieve (zoals het gebruik van paswoorden, geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig), organisatorische (bv. gepaste methode van opslag, regelmatige back-up, toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben) en technische maatregelen (bv. antivirusprogramma’s, beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL)) genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

We streven ernaar ook in de toekomst gepaste maatregelen te nemen, rekening houdend met de aard en grootte van onze activiteiten, de stand van de techniek, uitvoeringskosten, alsook de context en verwerkingsdoeleinden en de uiteenlopende risico’s voor rechten en vrijheden van personen. Wees ervan bewust dat interageren via het internet steeds risico’s met zich meebrengt.

De website kan links, plug-ins en interfaces naar externe websites bevatten. Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn de privacy-regels van die websites van toepassing. Dergelijke partijen treden op als verwerkingsverantwoordelijke en hun privacybeleid is dan van toepassing.

Met wie deelt Accountancy Vergauwen uw persoonsgegevens?

We delen uw gegevens met partijen die ons helpen bij de uitvoering van onze diensten, bv. IT-providers voor gegevensopslag en onze boekhouder. Met hen maken we de nodige afspraken (bv. een verwerkersovereenkomst). Zij krijgen enkel de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen en mogen deze gegevens enkel in het kader van de uitvoering van hun diensten gebruiken.

Ten slotte worden uw persoonsgegevens gedeeld met bevoegde autoriteiten indien zij daarom verzoeken.

Gaan uw persoonsgegevens buiten de EER?

Accountancy Vergauwen kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen. In geval van transmissie naar landen buiten de EER nemen wij maatregelen om uw rechten te garanderen en de veiligheid en integriteit van uw gegevens te verzekeren. Doorgaans betreft dit overdrachten naar landen met een adequaatheidsbeslissing van de Europese Commissie of op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses.

Hoe lang bewaart Accountancy Vergauwen uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Voor promoties en algemene informatie (nieuwsbrief e.d.) bewaren we uw voornaam, naam en e-mailadres tot het moment dat u zich uitschrijft.
Verder bewaren we de nodige persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke bepalingen (zoals fiscale bewaartermijnen). In dat kader kunnen gegevens tot zeven (7) jaar worden bewaard te rekenen vanaf 1 januari van het volgende jaar.
We houden de nodige gegevens ook bij voor het vrijwaren van onze rechten in geval van geschillen (verjaringstermijnen; bij rechtsvordering: tot einde van de procedure).

Na het verstrijken van de retentieperiode wordt de data verwijderd.

Welke rechten heeft u?

U heeft verschillende rechten:

Recht van toegang en kopie: U kunt te allen tijde uw persoonsgegevens en andere informatie opvragen ter inzage. We bezorgen u binnen een redelijke termijn kosteloos een kopie.
Recht op rectificatie, verwijdering, beperking en intrekking: U kunt vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren of te wissen, een verwerking te beperken (bijvoorbeeld wanneer wij de juistheid controleren) of uw toestemming in te trekken (indien van toepassing).
Recht van bezwaar: U kunt in bepaalde gevallen bezwaar indienen en ons vragen te stoppen met bepaalde verwerkingen wanneer u legitieme redenen heeft (bijvoorbeeld bij direct marketing).
Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht om klacht in te dienen: U kunt steeds klacht indienen bij de bevoegde autoriteit. In België: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel. +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be.

Dit alles binnen het kader en de limieten van de toepasselijke wetgeving.

Toepasselijke wet en rechtbank

Op deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens is het Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van het vestigingsadres van Accountancy Vergauwen BV, tenzij dwingende wetgeving dit zou verbieden.

Contactpunt

Heeft u vragen, of wenst u een verzoek of bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen? Neem dan contact op met Accountancy Vergauwen BV via silvano@accountancyvergauwen.be. U kunt ons ook per post bereiken op bovenvermeld adres.

Accountancy Vergauwen zal u zo snel als mogelijk antwoorden en in ieder geval binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden); in dat geval brengen wij u hiervan op de hoogte.